● / Access ablösen

Die Access-Datenbank läuft, anfassen will sie keiner

Sie haben eine Datenbank, die einen guten Teil des Betriebs trägt: Aufträge, Teile, Messwerte, Kunden, gewachsen über Jahre. Gebaut hat sie jemand, der längst woanders arbeitet. Seitdem ändert niemand mehr etwas daran, weil keiner weiss, was dann noch passiert. Solange sie läuft, ist das kein Thema.

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Zehn Minuten am Telefon, danach wissen Sie, was es kostet.

01 / Derselbe Vorgang, zweimal

So läuft es heute. So läuft es danach.

Immer, wenn jemand etwas ändern soll

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Schritte, für denselben Vorgang

Heute

01
Die Datei liegt auf dem Netzlaufwerk, jeder öffnet dieselbe MDB über eine Verknüpfung auf dem Desktop.

eine Kopie, an der alle hängen
02
Zwei wollen gleichzeitig denselben Datensatz ändern. Einer bekommt die Meldung, dass der Satz durch einen anderen Benutzer gesperrt ist, und macht später weiter.

das Später vergisst man
03
Für die Auswertung exportiert jemand nach Excel, rechnet dort weiter und schickt die Mappe per Mail ins Büro.

die Zahl im Anhang ist der Stand von gestern
04
Ein neues Feld wird gebraucht. Hinter den Formularen liegt VBA, das seit Jahren keiner gelesen hat, also kommt die Angabe ins Bemerkungsfeld.

danach steht die Information in Freitext
05
Wer aus dem Aussendienst oder von zuhause ran will, geht über eine Verbindung, für die eine Dateifreigabe nie gedacht war.

die Datei war schon einmal beschädigt
06
Die Sicherung ist eine Kopie des Ordners auf einer externen Platte. Zurückgespielt hat sie noch niemand.

Danach

01
Die Tabellen liegen in einer richtigen Datenbank auf einem Server, die Masken laufen im Browser. Mehrere arbeiten gleichzeitig am selben Bestand, ohne Sperrmeldung.
02
Auswertungen stehen als Ansicht in der Anwendung, auf dem aktuellen Stand. Der Export nach Excel bleibt, er ist nur nicht mehr der einzige Weg an eine Zahl.
03
Die Sicherung läuft automatisch, und das Zurückspielen ist einmal durchgespielt und aufgeschrieben.

einmal geprobt, nicht nur eingerichtet

02 / Worum es geht

Access-Datenbank ablösen

Der Moment, an dem es auffällt, ist selten ein Ausfall. Es ist der Dienstag, an dem zwei Leute denselben Auftrag anfassen wollen und einer die Meldung bekommt, dass der Datensatz gerade durch einen anderen Benutzer gesperrt ist. Man wartet, man ruft rüber, man macht es später. Access war für einen Arbeitsplatz gedacht, nicht für sechs Leute auf einem Netzlaufwerk, und genau dann merkt man das.

Der zweite Punkt ist der teurere. In den Formularen liegt VBA, in den Tabellen stehen Spalten, deren Namen nur der versteht, der sie angelegt hat, und der ist nicht mehr da. Also ändert niemand etwas. Neue Angaben landen im Bemerkungsfeld, und für jede Auswertung wird nach Excel exportiert und dort weitergerechnet. Damit ist die Datenbank nicht mehr der Stand im Betrieb, sondern der Ausgangspunkt für Mappen, die per Mail herumgehen.

Ich nehme die Datei so, wie sie ist, MDB oder ACCDB, und sehe mir zuerst an, was davon wirklich benutzt wird. Meistens ist das weniger als das, was drinsteht. Die Tabellen wandern samt Historie in eine Postgres-Datenbank, die Masken baue ich als Anwendung im Browser nach, mit den Feldern, die Ihre Leute kennen. Die alte Datei läuft weiter, bis die neue im Alltag steht. Danach bekommen Sie Zugänge, Quellcode und eine Beschreibung, die auch dann noch trägt, wenn ich gerade nicht ans Telefon gehe.

Maschinenbau
Labore und Prüfstellen
Grosshandel
Planungsbüros
Gewachsene Fertigung

● / Was dabei herauskommt

Die Daten kommen mit

Aufträge, Kunden, Teile, Messwerte, auch die alten Jahrgänge. Es wird nichts neu getippt und nichts abgeschnitten.

Mehrere gleichzeitig

Kein gesperrter Datensatz, keine zweite Kopie im Umlauf. Auch vom Aussendienst oder aus dem Büro zuhause.

Masken bleiben erkennbar

Ihre Leute finden die Felder wieder, mit denen sie seit Jahren arbeiten. Ein Umzug, keine Umschulung.

Nicht mehr an einer Person

Sie bekommen Quellcode, Zugänge und eine Beschreibung, wie das Ding aufgebaut ist. Damit kann auch jemand anderes weiterbauen.

03 / Häufige Fragen

Was Betriebe zuerst fragen.

Kann die Access-Datenbank weiterlaufen, bis die neue steht?

Ja, so mache ich es meistens. Sie arbeiten normal weiter, ich baue daneben. Umgestellt wird an einem Termin, den Sie festlegen, mit einem frischen Stand der Daten von diesem Tag.

Was passiert mit dem VBA-Code hinter den Formularen?

Ich lese ihn und schreibe auf, was er fachlich tut: wie eine Nummer gebildet wird, wann eine Position gesperrt ist, welche Prüfung beim Speichern läuft. Diese Regeln baue ich neu und nachvollziehbar. Der VBA-Code selbst wird nicht übernommen.

Die Datei ist über Jahre gewachsen, manche Spalten heissen noch Feld12. Ist das ein Problem?

Nein, das ist der Normalfall. Wir gehen die Felder einmal gemeinsam durch, Sie sagen mir, was heute noch benutzt wird. Der Rest wandert trotzdem mit, nur nicht in die tägliche Maske.

Muss alles auf einmal abgelöst werden?

Nicht zwingend. Wenn ein Teil der Datei ein eigenes Thema ist, etwa die Prüfergebnisse oder die Teilestammdaten, kann man damit anfangen und den Rest später holen. Was sinnvoll ist, sieht man, wenn ich mir den Ablauf angesehen habe.

Zehn Minuten am Telefon, und Sie wissen, ob sich das für Sie rechnet.

Ich sehe mir an, wie es bei Ihnen heute läuft, und sage Ihnen, was daran geht und was nicht. Wenn nichts geht, sage ich das auch.

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