● / Ausschreibungen finden

Die Ausschreibung, von der Sie zu spät erfahren

Dass in Ihrem Umkreis ausgeschrieben wird, wissen Sie. Nur klickt sich niemand jeden Morgen durch den Vergabemarktplatz, subreport ELViS und die Amtsblätter der Nachbarkreise, und in der Woche mit drei Baustellen schon gar nicht. Auffallen tut es meistens erst, wenn ein Kunde am Telefon nebenbei erwähnt, dass der Bauhof-Auftrag längst vergeben ist.

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Zehn Minuten am Telefon, danach wissen Sie, was es kostet.

01 / Derselbe Vorgang, zweimal

So läuft es heute. So läuft es danach.

Montagmorgen, wenn Zeit bleibt

6 3

Schritte, für denselben Vorgang

Heute

01
Die Portale nacheinander aufmachen: Vergabemarktplatz NRW, subreport ELViS, Deutsche eVergabe, dazu die Amtsblätter der Kreise, in denen Sie fahren.

Jedes Portal eine eigene Anmeldung
02
In jeder Suchmaske dieselbe Sache neu eintippen, mal als Stichwort, mal als CPV-Code, weil die Masken unterschiedlich funktionieren.
03
Die Trefferliste durchgehen. Oben stehen dieselben Bekanntmachungen wie letzte Woche, und welche davon neu ist, sieht man der Liste nicht an.

Zweimal dasselbe gelesen
04
Was interessant aussieht, als PDF herunterladen und in den Ordner Ausschreibungen legen.

Das Datum steht im Dateinamen, wenn jemand daran gedacht hat
05
Abgabefrist und Submissionstermin von Hand in den Kalender eintragen, Teilnahmewettbewerb extra.
06
In der Woche mit dem Wasserschaden fällt der Montagmorgen aus, in der nächsten auch.

Zwei Wochen ohne Blick, und niemand weiss, was in der Zeit lief

Danach

01
Einmal beschreiben, was Sie suchen: Gewerk, Umkreis ab Ihrem Hof, Auftragswert von und bis, und die Wörter, bei denen Sie gar nicht erst hinsehen wollen. Die Portale werden nachts abgefragt.
02
Morgens eine Mail mit dem, was seit gestern dazugekommen ist. Je Zeile Vergabestelle, Art der Leistung, Abgabefrist, Link auf die Bekanntmachung.

Nichts Neues bedeutet keine Mail
03
Was Sie in der Mail markieren, steht danach in einer Liste mit den Vergabeunterlagen daneben, nach Frist sortiert, die kürzeste oben.

02 / Worum es geht

Ausschreibungen automatisch überwachen

Fertige Abos für Ausschreibungen gibt es, und sie kosten wenig. Das Problem daran ist selten der Preis, sondern der Filter. Sie hinterlegen ein paar CPV-Codes, und danach kommt jeden Morgen eine Liste, in der die Sanierung einer Turnhalle 180 Kilometer entfernt genauso weit oben steht wie die Ausschreibung der Gemeinde nebenan. Nach vier Wochen liest die Liste niemand mehr zu Ende, und nach acht landet die Mail ungeöffnet im Ordner. Ein Filter, den man nicht scharf stellen kann, ist am Ende dasselbe wie kein Filter.

Ich baue die Abfrage auf Ihren Betrieb. Nicht auf eine Kennziffernsystematik, sondern auf das, was Sie mir am Telefon sagen: bis wie weit Sie fahren, ab welcher Losgrösse es sich lohnt, welche Leistungen Sie nur mit Nachunternehmer machen und deshalb lieber gar nicht sehen wollen. Dazu kommen die Quellen, die kein Standardabo mitnimmt, weil sie keine Suchmaske haben: das Amtsblatt Ihres Kreises, die Bekanntmachungsseite der Stadtwerke, die Vergabeseite eines Wohnungsunternehmens, bei dem Sie schon einmal gebaut haben. Was im Netz steht, lässt sich abfragen.

Das hier ist der eine Vorgang im Katalog, der Ihnen keine Stunden spart, sondern Angebote in die Mappe legt. Eine gewonnene Ausschreibung, von der Sie sonst nichts erfahren hätten, trägt die Sache für ein Jahr. Weil die Portale weiterlaufen und ihre Seiten hin und wieder umbauen, läuft das als monatliche Gebühr und nicht als einmalige Rechnung. Was das kostet, klären wir in den zehn Minuten am Telefon, bevor irgendetwas gebaut wird.

Bauunternehmen
GaLaBau
Elektrobetriebe
SHK
Gebäudereinigung
Sicherheitsdienste
Malerbetriebe

● / Was dabei herauskommt

Nur was neu ist

Jeden Morgen stehen in der Mail die Bekanntmachungen, die seit gestern dazugekommen sind. Was Sie einmal weggeklickt haben, kommt nicht wieder hoch.

Ihr Filter statt CPV-Code

Umkreis ab Ihrem Hof, Auftragswert von und bis, Gewerk, und eine Ausschlussliste für Leistungen, die Sie nicht selbst machen. Ändern lässt sich das mit einem Anruf.

Fristen stehen sortiert

Markierte Ausschreibungen landen in einer Liste, in der die Abgabefrist zurückzählt. Teilnahmewettbewerb und Angebotsfrist stehen getrennt, weil sie es auch in der Bekanntmachung sind.

Auch die Quellen ohne Suchmaske

Amtsblätter, Gemeindeseiten und die Bekanntmachungsseiten kommunaler Betriebe werden mitgelesen. Genau dort steht der Auftrag, von dem der Wettbewerber aus dem Nachbarort zuerst weiss.

03 / Häufige Fragen

Was Betriebe zuerst fragen.

Welche Portale und Quellen werden abgefragt?

Die, auf denen Ihre Vergabestellen tatsächlich veröffentlichen. Bei einem Betrieb im Münsterland sind das meistens der Vergabemarktplatz NRW, subreport ELViS, die Deutsche eVergabe und das Amtsblatt des Kreises, dazu einzelne Seiten von Stadtwerken oder Wohnungsgesellschaften. Welche es bei Ihnen sind, sehen wir uns an Ihren letzten Aufträgen an, nicht an einer Standardliste.

Ich habe schon ein Abo bei einem Ausschreibungsdienst. Warum sollte ich wechseln?

Sollen Sie oft gar nicht. Wenn Ihr Abo die richtigen Bekanntmachungen liefert und Sie es lesen, lassen Sie es laufen. Der Unterschied liegt beim Filter: Ein Abo sortiert nach Kennziffern, ich sortiere nach Ihrem Umkreis, Ihrer Losgrösse und den Leistungen, die Sie ablehnen. Wenn Sie Ihre Mail vom Ausschreibungsdienst seit Monaten nur noch überfliegen, kennen Sie den Unterschied schon.

Was passiert, wenn ein Portal seine Seite umbaut?

Dann bricht die Abfrage für diese Quelle, und das merke ich, nicht Sie. Die Überwachung meldet mir eine Quelle, die plötzlich keine Treffer mehr liefert, statt stillzuhalten. Das nachzuziehen ist Teil der laufenden Gebühr, deshalb ist es eine Gebühr und keine einmalige Rechnung.

Kann die Abgabefrist gleich in meinen Kalender?

Ja. Markierte Ausschreibungen lassen sich als Termin in Outlook oder den Kalender im Büro schreiben, mit Abgabefrist und Submissionstermin als zwei Einträgen. Ob Sie das wollen oder lieber nur die Liste im Blick haben, entscheiden Sie, das ist eine Einstellung und keine Umbaumassnahme.

Zehn Minuten am Telefon, und Sie wissen, ob sich das für Sie rechnet.

Ich sehe mir an, wie es bei Ihnen heute läuft, und sage Ihnen, was daran geht und was nicht. Wenn nichts geht, sage ich das auch.

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