● / Prüfprotokolle digitalisieren

Das Prüfen ist schnell, das Nachweisen nicht

Ihre Prüfer messen, kleben die Plakette und schreiben das Protokoll. Ein Jahr später fragt jemand, wie die Werte bei genau dieser Maschine beim letzten Mal aussahen, und die Antwort liegt in einem Ordner, den einer von Ihnen im Kopf hat. Das Messen ist Ihr Handwerk. Das Wiederfinden ist Papierarbeit, die Sie nie bestellt haben.

DGUV Vorschrift 3 Es gibt eine Vorschrift dazu

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Zehn Minuten am Telefon, danach wissen Sie, was es kostet.

01 / Derselbe Vorgang, zweimal

So läuft es heute. So läuft es danach.

Prüftag beim Kunden, abends im Büro

6 3

Schritte, für denselben Vorgang

Heute

01
Der Prüfer geht mit Messgerät und Klemmbrett durch die Halle. Die Geräteliste ist der Ausdruck vom letzten Jahr, neue Betriebsmittel werden handschriftlich unten angehängt.
02
Messwerte liegen im Speicher des Prüfgeräts, Sichtprüfung und Bemerkungen stehen auf Papier. Zwei Quellen, die abends zusammenfinden müssen.
03
Im Büro wird der Speicher ausgelesen, daneben liegt die Excel-Liste, und die handschriftlichen Bemerkungen werden dazugetippt.

zweimal erfasst
04
Das Protokoll wird gedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt. Ein Satz geht an den Kunden, ein Satz ins eigene Archiv.

liegt danach an zwei Orten
05
Prüfplaketten mit dem Datum der nächsten Prüfung werden geklebt, der Termin kommt als Wiedervorlage in den Kalender.
06
Ein Jahr später fragt die Sicherheitsfachkraft nach der Historie einer bestimmten Verteilung. Der Ordner ist nach Prüftag sortiert, die Frage kommt nach Gerät.

findet nur, wer abgeheftet hat

Danach

01
Der Prüfer ruft das Gerät im Browser auf dem Telefon auf, über Nummer oder Etikett. Sichtprüfung, Messwerte und Bemerkung landen direkt am Gerät, der Befund vom letzten Mal steht daneben.

einmal erfasst
02
Der Export aus dem Prüfgerät wird eingelesen, das Protokoll entsteht daraus als PDF und geht an den Kunden.
03
Die Historie eines Geräts ist eine Seite: jede Prüfung seit der ersten, mit Messwerten, Prüfer und Datum. Was demnächst fällig wird, ergibt sich aus denselben Daten.

DGUV Vorschrift 3

DGUV Vorschrift 3 § 5 Abs. 1 und Abs. 3; § 14 Abs. 7 BetrSichV

§ 5 Absatz 1 der DGUV Vorschrift 3 verpflichtet den Unternehmer, elektrische Anlagen und Betriebsmittel vor der ersten Inbetriebnahme sowie nach Änderung oder Instandsetzung durch eine Elektrofachkraft oder unter deren Leitung und Aufsicht prüfen zu lassen, dazu wiederkehrend in bestimmten Zeitabständen; nach § 5 Absatz 3 ist auf Verlangen der Berufsgenossenschaft ein Prüfbuch mit bestimmten Eintragungen zu führen. Die Prüfergebnisse sind nach § 14 Absatz 7 der Betriebssicherheitsverordnung aufzuzeichnen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren, elektronisch geführte Aufzeichnungen sind dabei zulässig.

02 / Worum es geht

DGUV-V3-Prüfprotokolle digital

Ein Prüfprotokoll hat seinen Zweck nicht am Prüftag. Es hat ihn an dem Tag, an dem jemand fragt: die Sicherheitsfachkraft, der Kunde vor der Rechnungsfreigabe, im schlechten Fall ein Sachverständiger nach einem Schaden. Gefragt wird dann nie nach einem Ordner, gefragt wird nach einem Gerät. Dieser Winkelschleifer, diese Verteilung, das Verlängerungskabel aus der Werkstatt, das im März auffällig war. Der Ordner ist nach Prüftag sortiert und die Frage kommt nach Gerät, und dazwischen liegt das Blättern.

Ich baue Ihnen keine Prüfsoftware, die Ihnen erklärt, wie geprüft wird. Ihr Messgerät bleibt, Ihre Methode bleibt, Ihre Fristen bleiben. Was dazukommt, ist die Stelle, an der die Daten liegen: eine Nummer je Betriebsmittel, darunter jede Prüfung seit der ersten. Das Protokoll wird daraus erzeugt statt abgetippt, und die Liste der fälligen Geräte ergibt sich aus den Prüfdaten selbst, nicht aus einer Wiedervorlage, die jemand pflegen muss.

Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt Aufzeichnungen, nicht Papier. Elektronisch ist zulässig, und die DGUV Information 203-071 empfiehlt, Messwerte über die Zeit festzuhalten, weil man an ihrer Veränderung sieht, ob eine Prüffrist noch passt. Genau das kann ein Ordner nicht leisten: er zeigt einen Stichtag, keine Reihe.

Elektrofachbetriebe
Prüfdienstleister
Industriebetriebe mit Elektrofachkraft
Facility Management
Geräte- und Maschinenverleih
Betriebe mit eigener Werkstatt

● / Was dabei herauskommt

Historie je Gerät

Eine Seite pro Betriebsmittel, mit jeder Prüfung seit der ersten: Messwerte, Prüfer, Datum, Befund. Die Frage nach dem letzten Isolationswiderstand ist eine Suche und kein Gang zum Regal.

Protokoll ohne Abtippen

Der Export aus Ihrem Prüfgerät wird eingelesen, das PDF entsteht daraus. Die Bemerkung aus der Sichtprüfung tragen Sie einmal ein, nicht abends noch einmal.

Fällige Prüfungen als Liste

Was in den nächsten Wochen ansteht, steht je Kunde und je Standort da, weil es aus den Prüfdaten selbst kommt. Niemand muss eine zweite Liste pflegen, damit sie stimmt.

Zugang für den Kunden

Wer möchte, bekommt einen Link auf seinen eigenen Bestand: Plaketten, Historie, offene Mängel. Das erspart den Anruf, ob Sie das Protokoll von damals noch einmal schicken können.

03 / Häufige Fragen

Was Betriebe zuerst fragen.

Kann ich die Messwerte aus meinem Prüfgerät übernehmen?

In aller Regel ja. Geräte von Gossen Metrawatt, Fluke oder Benning geben ihre Daten als Datei aus, und diese Datei wird eingelesen. Welches Format Ihres liefert, sehen wir uns im Telefonat an. Gibt es gar keinen Export, bleibt die Eingabe von Hand, aber dann nur an einer Stelle statt an zweien.

Ersetzt das ein Prüfbuch nach DGUV Vorschrift 3?

§ 5 Absatz 3 der DGUV Vorschrift 3 verlangt auf Verlangen der Berufsgenossenschaft ein Prüfbuch mit bestimmten Eintragungen, und die Betriebssicherheitsverordnung verlangt Aufzeichnungen der Prüfergebnisse. Zur Form steht dort nichts, elektronisch aufzeichnen ist zulässig. Was bei Ihnen am Ende ausgedruckt und unterschrieben wird, entscheidet Ihre verantwortliche Elektrofachkraft, nicht ich.

Was passiert mit Geräten, die zwischen zwei Prüfungen verschwinden?

Die gibt es in jedem Bestand: die Bohrmaschine, die auf einer Baustelle geblieben ist, das Kabel, das niemand mehr findet. Ein Gerät wird nicht gelöscht, sondern mit Datum und Grund stillgelegt. Die Historie bleibt für den Fall, dass doch jemand danach fragt, und am nächsten Prüftag steht es nicht mehr in der Liste.

Wir führen das schon in Excel. Reicht das nicht?

Dann ist die halbe Arbeit getan, und Ihre Tabelle ist der Startbestand. Eines kann eine Datei nur schlecht: zwei Leuten gleichzeitig gehören und dabei eine saubere Reihe je Gerät behalten. Daran scheitert sie meist, nicht an den Spalten.

Zehn Minuten am Telefon, und Sie wissen, ob sich das für Sie rechnet.

Ich sehe mir an, wie es bei Ihnen heute läuft, und sage Ihnen, was daran geht und was nicht. Wenn nichts geht, sage ich das auch.

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