● / E-Rechnung anbinden

Ihr grösster Kunde nimmt keine PDF mehr an

Die Rechnung ging jahrelang als PDF an den Einkauf, und das war in Ordnung. Jetzt kommt sie zurück, mit dem Hinweis auf ein Format, das Ihre Bürosoftware nicht kennt. Sie sind Fachmann für das, was auf der Rechnung steht, nicht für XML.

E-Rechnung im B2B Es gibt eine Vorschrift dazu

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Zehn Minuten am Telefon, danach wissen Sie, was es kostet.

01 / Derselbe Vorgang, zweimal

So läuft es heute. So läuft es danach.

Rechnungslauf zum Monatsende

6 3

Schritte, für denselben Vorgang

Heute

01
Die Rechnung entsteht wie immer in der Bürosoftware und wird als PDF gespeichert.
02
Das PDF geht per Mail an die Rechnungsadresse des Kunden.

kommt zurück, Format wird nicht mehr angenommen
03
Der Einkauf schickt Zugangsdaten für sein Lieferantenportal, dort werden Kopf und Positionen von Hand eingetippt.

dieselbe Rechnung zweimal erfasst
04
Leitweg-ID, Bestellnummer und Positionsnummern stehen auf dem Auftrag im Ordner, jemand sucht sie zusammen.
05
Das Portal meldet einen Fehler und nennt dazu eine Feldnummer aus der Norm.

Anruf beim Einkauf, um zu erfahren, welches Feld gemeint ist
06
Der zweite grosse Kunde hat ein anderes Portal mit anderen Pflichtfeldern.

pro Kunde ein eigener Weg

Danach

01
Die Rechnung entsteht wie immer. Beim Freigeben schreibt die Anbindung zusätzlich die Datei nach EN 16931, als XRechnung oder als ZUGFeRD, je nachdem was beim Kunden hinterlegt ist.
02
Vor dem Versand läuft die Datei durch die Prüfung gegen die Norm. Was fehlt, steht im Klartext an der Rechnung statt als Feldnummer.

der Fehler fällt vor dem Kunden auf
03
Der Versand geht den Weg, den der Empfänger nimmt: Mailanhang, Peppol oder Portal. Einmal je Kunde eingestellt.

E-Rechnung im B2B

§ 14 Abs. 1 und 2 UStG, § 27 Abs. 38 UStG; BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Betrieb E-Rechnungen empfangen können, ohne Übergangsfrist. Ausstellen müssen Sie sie für inländische B2B-Umsätze ab dem 1. Januar 2027, bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr erst ab dem 1. Januar 2028, während Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an Privatkunden dauerhaft ausgenommen bleiben.

02 / Worum es geht

E-Rechnung und XRechnung

Die Nachricht kam nicht vom Finanzamt, sondern vom Einkauf des grössten Kunden. Er nimmt nur noch strukturierte Rechnungen, XRechnung oder ZUGFeRD, und das PDF, das jahrelang durchging, geht nicht mehr durch. In Ihrer Bürosoftware gibt es dafür keinen Knopf. Der Hersteller verweist auf ein Update, für das noch kein Termin steht.

Der Weg über das Lieferantenportal funktioniert, solange es ein Kunde ist. Bei drei Kunden sind es drei Zugänge, drei Masken und dreimal dieselben Positionen, die längst in Ihrem System stehen. Und mit jeder Frist, die im Umsatzsteuergesetz näher rückt, fragt der nächste Auftraggeber nach dem Format.

Ich hänge die Ausgabe an das an, was Sie haben. Ihre Rechnung bleibt Ihre Rechnung, daneben entsteht die Datei im geforderten Format, geprüft gegen EN 16931, bevor sie das Haus verlässt. Zehn Minuten am Telefon reichen, um zu sehen, ob das bei Ihrer Software geht.

Zulieferer öffentlicher Auftraggeber
Maschinenbau
Metallbau
Bauunternehmen
Grosshandel
Elektrotechnik

● / Was dabei herauskommt

Das Format, das der Kunde verlangt

Aus Ihrer bestehenden Rechnung entsteht zusätzlich eine Datei nach EN 16931, als XRechnung oder als ZUGFeRD mit sichtbarem PDF. Welches der beiden, entscheidet der Empfänger und nicht Ihre Software.

Pflichtfelder aus Ihren Daten

Leitweg-ID, Käuferreferenz, Bestellnummer und Zahlungsbedingungen werden pro Kunde einmal hinterlegt und stehen dann in jeder Rechnung an der richtigen Stelle.

Prüfung vor dem Versand

Jede Datei läuft gegen die Norm, bevor sie rausgeht. Eine fehlende Angabe fällt bei Ihnen auf und nicht zwei Wochen später in der Buchhaltung des Kunden.

Auch der Eingang

Was Ihre Lieferanten als XML schicken, wird lesbar dargestellt und in die Ablage übernommen, statt in einem Postfach zu liegen, das niemand öffnen kann.

03 / Häufige Fragen

Was Betriebe zuerst fragen.

Muss ich dafür meine Rechnungssoftware wechseln?

In der Regel nicht. Die Ausgabe im Normformat entsteht neben dem, was Sie heute schon schreiben. Ob das bei Ihrem Programm geht, sehe ich mir vorher an, und wenn es nicht geht, sage ich das.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist reines XML, für Menschen kaum lesbar, dafür von Verwaltungen und Konzernen bevorzugt. ZUGFeRD legt dieselben Daten in ein PDF, das aussieht wie Ihre bisherige Rechnung. Beide erfüllen EN 16931.

Woher bekomme ich die Leitweg-ID?

Die vergibt der Auftraggeber und teilt sie Ihnen mit, meist im Auftrag oder in der Bestellung. Sie wird einmal beim Kunden hinterlegt und danach automatisch mitgeschickt.

Reicht ein PDF nicht mehr aus?

Ein PDF gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der Norm, weil die Daten darin nicht maschinell auslesbar sind. Ausserhalb der Pflicht bleibt es zulässig, etwa gegenüber Privatkunden und bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.

Zehn Minuten am Telefon, und Sie wissen, ob sich das für Sie rechnet.

Ich sehe mir an, wie es bei Ihnen heute läuft, und sage Ihnen, was daran geht und was nicht. Wenn nichts geht, sage ich das auch.

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