● / Excel ablösen

Sieben Dateien heissen final, eine gilt

Am Dienstag wollen Sie die Termine nachziehen, und Excel meldet, die Datei sei bereits geöffnet. Also machen Sie eine Kopie und tragen dort ein, wie letzte Woche auch. Abends stehen zwei Stände nebeneinander, und es gewinnt der, der zuletzt gespeichert hat. Nicht der, der recht hat.

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Zehn Minuten am Telefon, danach wissen Sie, was es kostet.

01 / Derselbe Vorgang, zweimal

So läuft es heute. So läuft es danach.

Jeden Morgen, beim Öffnen der Liste

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Schritte, für denselben Vorgang

Heute

01
Sie öffnen die Planungsliste auf dem Serverlaufwerk. Excel meldet, die Datei sei von einer Kollegin geöffnet, und bietet schreibgeschützt an.

Warten oder Kopie, etwas Drittes gibt es nicht
02
Sie legen eine Kopie an, mit Datum und Kürzel im Dateinamen, und tragen Ihre Änderungen dort ein.

Ab hier gibt es zwei Stände
03
In der Fertigung arbeitet jemand in einem Auszug weiter, den er sich im Frühjahr aus der Liste gezogen hat.

Seine Termine kennt die Serverdatei nicht
04
Abends gleicht jemand die Stände ab, Zeile für Zeile, per Auge und Copy-Paste.

Zweimal getippt, einmal überlesen
05
Eine Formel bricht, weil oben eine Zeile eingefügt wurde. Der Bezug zeigt jetzt auf die Nachbarspalte.

Fällt erst auf, wenn die Summe komisch aussieht
06
Im Ordner liegen sieben Dateien mit final im Namen. Welche gilt, weiss der, der zuletzt gespeichert hat.

Löschen traut sich keiner

Danach

01
Alle öffnen dieselbe Liste im Browser und schreiben gleichzeitig hinein. Was einer eintippt, steht beim anderen sofort da.
02
An jeder Zeile steht, wer sie geändert hat und wann. Der vorherige Wert bleibt lesbar.

Rückfragen dauern einen Blick statt eines Telefonats
03
Pflichtfelder und Auswahllisten sind vorgegeben, ein Termin wird als Datum gespeichert und nicht als Text.

Keine Formel, die sich beim Einfügen verschiebt
04
Wer die Liste als Datei braucht, exportiert sie nach Excel und verschickt sie. Gearbeitet wird weiter in der Liste.

02 / Worum es geht

Excel-Listen ablösen

Die Liste hat einmal für eine Person funktioniert. Dann kam die Arbeitsvorbereitung dazu, dann die Buchhaltung, dann jemand, der von zuhause draufschaut. Excel legt eine Datei aber weiterhin für einen an. Der Zweite bekommt sie schreibgeschützt angeboten, macht eine Kopie mit seinem Kürzel am Ende und will gleich zurückspielen. Er spielt nicht zurück.

Was danach kommt, kennen Sie besser als ich: sieben Dateien mit final, final2 und final_neu im Ordner, eine Formel, deren Bezug seit dem Einfügen einer Zeile auf die falsche Spalte zeigt, ein Liefertermin, der als Text in der Zelle steht und deshalb beim Sortieren zwischen März und Mai landet. Nichts davon sieht kaputt aus. Eine Excel-Tabelle sieht immer ordentlich aus, auch wenn die Zahl darin von letzter Woche ist.

Ablösen heisst nicht, dass Ihre Leute ein System lernen. Ich nehme Ihre Liste mit Ihren Spalten und lege sie so ab, dass mehrere gleichzeitig darin schreiben können und jede Änderung an einem Namen hängt. Was Sie danach vor sich haben, sieht der Liste noch ähnlich. Der Unterschied ist, dass es sie nur einmal gibt.

Maschinenbau-Zulieferer
Kunststoffverarbeitung
Metallbau
Grosshandel
Planungsbüros
Objektverwaltung

● / Was dabei herauskommt

Eine Liste, ein Stand

Alle schreiben in dieselbe Liste, gleichzeitig, ohne Schreibschutzmeldung. Es entsteht keine Kopie mehr, die abends jemand von Hand einpflegen muss.

Jede Änderung hat einen Namen

An der Zeile steht, wer sie zuletzt angefasst hat und wann. Der frühere Wert bleibt einsehbar, statt beim Speichern zu verschwinden.

Excel bleibt der Ausgang

Wer die Liste als Datei braucht, für den Kunden oder den Steuerberater, exportiert sie. Der Export ist eine Momentaufnahme zum Verschicken und keine zweite Arbeitsdatei.

Ihre Spalten, nicht meine

Ich übernehme die Liste so, wie sie ist, samt Spaltennamen und Kürzeln, die bei Ihnen jeder versteht. Umlernen soll niemand.

03 / Häufige Fragen

Was Betriebe zuerst fragen.

Wir haben Makros und verschachtelte Formeln in der Datei. Sind die dann weg?

Die sehe ich mir vorher an. Was eine Rechnung ist, eine Summe, ein Zuschlag, ein Aufschlag je Materialgruppe, wird zur Regel im System und rechnet weiter. Was ein Makro nur zum Sortieren oder Einfärben tut, braucht es danach meist nicht mehr. Wenn ich etwas nicht sauber abbilden kann, sage ich das vorher und nicht hinterher.

Können wir die Liste danach noch als Excel-Datei bekommen?

Ja, als xlsx oder CSV, mit den Spalten, die Sie für den Empfänger brauchen. Der Unterschied ist, dass an diesem Export niemand mehr weiterarbeitet. Er geht raus, der gültige Stand bleibt in der einen Liste.

Was passiert mit den alten Dateien mit final im Namen?

Eine davon wird der Startbestand, und welche das ist, legen Sie fest, nicht ich. Die anderen bleiben liegen, wo sie liegen, ich lösche nichts auf Ihrem Laufwerk. Sie müssen sie danach nur nicht mehr öffnen.

Was, wenn zwei gleichzeitig dieselbe Zeile anfassen?

Beide sehen, dass der andere in der Zeile ist, und keiner überschreibt den anderen stillschweigend. Das ist der Unterschied zu zwei Kopien auf dem Server, wo der Konflikt erst abends beim Zusammenführen auffällt, wenn er überhaupt auffällt.

Zehn Minuten am Telefon, und Sie wissen, ob sich das für Sie rechnet.

Ich sehe mir an, wie es bei Ihnen heute läuft, und sage Ihnen, was daran geht und was nicht. Wenn nichts geht, sage ich das auch.

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