● / Lohndaten übergeben

Die Stunden werden zweimal getippt

Am Monatsende sammeln Sie die Stundenzettel ein, sortieren nach Namen und tippen alles in eine Excel-Liste für die Kanzlei. Dort tippt jemand dieselben Zahlen ein zweites Mal, diesmal in DATEV. Und wenn hinterher ein Zuschlag nicht stimmt, suchen Sie den Zettel im Stapel vom Vormonat.

Rückruf anfordern

Zehn Minuten am Telefon, danach wissen Sie, was es kostet.

01 / Derselbe Vorgang, zweimal

So läuft es heute. So läuft es danach.

Am Monatsende, vor dem Lohnlauf

6 3

Schritte, für denselben Vorgang

Heute

01
Die Mitarbeiter geben ihre Stundenzettel ab, die einen am Freitag, die anderen erst, wenn Sie zweimal danach gefragt haben.

einer liegt bis Montag im Fahrzeug
02
Sie sortieren die Zettel nach Namen und rechnen die Zuschläge nach: Samstag, Nachtstunden, Feiertag, Bereitschaft.
03
Sie tippen alles in die Excel-Liste, eine Zeile je Mitarbeiter und Lohnart.

erstes Tippen
04
Die Liste geht per Mail an die Kanzlei, dazu ein Anruf wegen der zwei Zettel, die niemand entziffern kann.
05
In der Kanzlei trägt jemand dieselben Zahlen in DATEV ein.

zweites Tippen, dieselben Zahlen
06
Die Auswertung kommt zurück, bei einem Monteur stimmt der Samstagszuschlag nicht, und Sie suchen den Zettel wieder heraus.

Suche im Stapel vom Vormonat

Danach

01
Die Stunden stehen schon erfasst, mit Datum, Mitarbeiter und Einsatzort. Sie sehen die Monatsliste am Bildschirm durch und klären die Abweichungen, die markiert sind.
02
Ein Klick erzeugt die Importdatei für DATEV, die Lohnarten sind bereits zugeordnet.

einmal erfasst, nicht abgeschrieben
03
Die Datei geht an die Kanzlei und wird dort eingelesen. Eine Rückfrage betrifft eine Zeile, nicht den ganzen Stapel.

02 / Worum es geht

Stunden an den Steuerberater übergeben

Eine Stunde, die ein Monteur am Samstag arbeitet, wird bei Ihnen drei Mal angefasst, bis sie auf der Abrechnung steht: einmal mit dem Kugelschreiber auf dem Rapportzettel, einmal von Ihnen in die Excel-Liste, einmal in der Kanzlei in DATEV. Zwei von diesen drei Schritten sind reines Abschreiben, und Abschreiben ist die Stelle, an der die Zahl sich ändert, ohne dass jemand es merkt.

DATEV nimmt Bewegungsdaten als Datei entgegen, LODAS und Lohn und Gehalt haben beide ein Importformat dafür. Ihre Kanzlei kennt es. Sie muss nur sagen, welche Lohnartnummern sie bei Ihnen für Normalstunden, Samstag, Nacht und Feiertag führt. Danach ist die Übergabe eine Datei im Monat, und der Teil, der heute in der Kanzlei abgetippt wird, entfällt.

Ich sehe mir vorher an, wie die Stunden bei Ihnen heute in die Liste kommen: wer sie aufschreibt, wann sie ankommen, wo die Zuschläge entstehen. Erst danach steht fest, ob am Anfang eine Eingabemaske steht, die der Vorarbeiter im Browser bedient, oder ob es reicht, Ihre vorhandene Liste sauber in das Importformat zu bringen. Zehn Minuten Telefon, dann der Blick auf den Ablauf. Es kostet nichts, bevor klar ist, was gebaut wird.

Handwerk
Gastronomie
Pflegedienste
Gebäudereinigung
Spedition und Logistik

● / Was dabei herauskommt

Einmal erfasst, nicht zweimal

Die Stunde wird dort eingetragen, wo sie entsteht, und danach nicht mehr abgeschrieben. Die Kanzlei liest ein, was bei Ihnen bereits steht.

Lohnarten stehen schon dran

Normalstunden, Samstag, Nacht und Feiertag bekommen die Lohnartnummer, die Ihre Kanzlei für Sie führt. Diese Zuordnung machen Sie einmal, nicht in jedem Monat neu.

Datei statt Excel-Anhang

Am Monatsende entsteht eine Importdatei im Format Ihrer Kanzlei. Sie prüfen die Summen am Bildschirm und schicken die Datei los.

Jede Zahl bleibt nachvollziehbar

Zu jeder Stunde stehen Datum, Mitarbeiter und Einsatzort. Eine Rückfrage aus der Kanzlei beantworten Sie am Bildschirm, statt den Zettel im Stapel zu suchen.

03 / Häufige Fragen

Was Betriebe zuerst fragen.

Meine Kanzlei arbeitet mit LODAS, nicht mit Lohn und Gehalt. Ist das ein Problem?

Nein. Beide DATEV-Programme nehmen Bewegungsdaten als Datei an, nur das Format unterscheidet sich. Ich frage bei Ihrer Kanzlei ab, welches Programm dort läuft und welche Lohnarten sie für Sie angelegt hat, und baue den Export genau darauf.

Müssen meine Leute die Stundenzettel dann abschaffen?

Nicht zwingend. Wenn der Zettel auf der Baustelle funktioniert, bleibt er, und die Erfassung passiert wie bisher einmal an einer Stelle. Es geht hier um das zweite Tippen in der Kanzlei, nicht um das Papier draussen.

Bei mir laufen die Zuschläge anders als im Standard, Nacht ab 20 Uhr und Samstag erst ab der fünften Stunde.

Dann werden genau diese Regeln hinterlegt. Die Zuschlagsregeln sind der Teil, der von Betrieb zu Betrieb abweicht, und sie gehören in eine Einstellung, nicht in den Kopf der Person, die am Monatsende rechnet.

Was ist, wenn die Kanzlei die Datei nicht einlesen kann?

Dann läuft der Monat wie bisher über die Excel-Liste, es fehlt Ihnen nichts. Der erste Export geht deshalb als Testdatei an die Kanzlei, bevor ein Lohnlauf davon abhängt.

Zehn Minuten am Telefon, und Sie wissen, ob sich das für Sie rechnet.

Ich sehe mir an, wie es bei Ihnen heute läuft, und sage Ihnen, was daran geht und was nicht. Wenn nichts geht, sage ich das auch.

Rückruf anfordern