● / Termine online vergeben
Wer abends anruft, ruft selten zweimal an
Das Telefon klingelt um zwanzig vor acht, Sie sitzen beim Essen. Am nächsten Morgen rufen Sie zurück, jetzt ist der Kunde selbst auf Montage. Zwei Tage später hat er jemand anderen gefunden. Der Anruf ist nicht verloren gegangen, er wurde nur nie zu Ende geführt.
Zehn Minuten am Telefon, danach wissen Sie, was es kostet.
01 / Derselbe Vorgang, zweimal
So läuft es heute. So läuft es danach.
Abends, wenn niemand rangehen kann
Schritte, für denselben Vorgang
Heute
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01
Das Telefon klingelt nach Feierabend. Der Anrufbeantworter nimmt auf, oder es klingelt ins Leere.
der Anrufer probiert währenddessen den Nächsten
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02
Morgens hören Sie die Mailbox ab und schreiben die Nummern auf den Block neben dem Telefon.
-
03
Sie rufen zurück und erreichen einen Teil davon. Der Rest bleibt auf dem Block stehen und wandert mit in den Nachmittag.
zwei Anläufe für ein Gespräch
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04
Wer rangeht, bekommt zwei Terminvorschläge. Passt keiner, geht es beim nächsten Anruf weiter.
-
05
Der Termin kommt in den Kalender: bei Ihnen ins Handy, in der Werkstatt auf den Wandplan.
zweimal eingetragen
-
06
Der Kollege vergibt denselben Nachmittag, weil er den Wandplan vor sich hat und Ihr Handy nicht.
einer der beiden Kunden wird wieder abgesagt
Danach
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01
Der Kunde öffnet den Buchungslink und sieht nur, was wirklich frei ist. Die Zeiten kommen aus dem Kalender, in dem Sie ohnehin arbeiten.
auch um 22 Uhr
-
02
Er wählt einen Platz und beantwortet die drei Fragen, die Sie sonst am Telefon stellen. Der Eintrag steht im selben Kalender, bevor er die Seite schliesst.
kein zweiter Eintrag von Hand
-
03
Sie und der Kunde bekommen die Bestätigung per Mail. Verschieben und Absagen läuft über denselben Link, der Platz wird sofort wieder frei.
02 / Worum es geht
Termine online vergeben
Zehn Minuten am Telefon, danach sehe ich mir Ihren Ablauf an: welchen Kalender Sie führen, wer ausser Ihnen Termine vergibt, und was ein Termin bei Ihnen überhaupt braucht. Ein Ölwechsel ist etwas anderes als ein Ortstermin mit Anfahrt und Aufmass, und ein Erstgespräch beim Energieberater etwas anderes als der zweite Besuch.
Danach baue ich die Buchungsseite gegen Ihren bestehenden Kalender, nicht daneben. Die Terminarten mit ihrer Dauer, die Puffer, die Sperrzeiten, das Formular mit den Fragen, die Sie sonst am Telefon stellen. Die Seite liegt unter Ihrer Domain und sieht aus wie Ihr Betrieb, nicht wie ein Portal, auf dem Sie einer von vielen sind.
Wenn nach ein paar Wochen kaum jemand online bucht, schauen wir uns zwei Dinge an: ob der Link auf Ihrer Startseite, in der Signatur und im Google-Eintrag überhaupt zu finden ist, und ob die angebotenen Zeiten zu Ihrem echten Tag passen. Nichts kostet etwas, bevor klar ist, was gebaut wird.
- Kundendienst SHK
- Elektrobetriebe
- Kfz-Werkstätten
- Sachverständige
- Energieberater
- Praxen
● / Was dabei herauskommt
Ein Kalender, nicht zwei
Die Buchungsseite liest den Kalender, den Sie ohnehin führen, Google, Microsoft 365 oder was im Betrieb läuft. Was dort blockiert ist, taucht online gar nicht erst als freier Platz auf.
Ihre Regeln, einmal hinterlegt
Vorlaufzeit, Fahrzeit zwischen zwei Adressen, Mittagspause, Freitagnachmittag zu. Das steht einmal drin und gilt dann, ohne dass Sie jede Anfrage einzeln prüfen.
Der Termin kommt vorbereitet an
Im Formular fragen Sie ab, was Sie am Telefon sowieso fragen: Gerätetyp, Baujahr, Etage, ob ein Parkplatz da ist. Das steht im Termin, bevor jemand losfährt.
Absagen ohne Rückruf
Erinnerung per Mail am Vortag, Verschieben und Absagen über denselben Link. Ein abgesagter Platz ist sofort wieder buchbar, statt leer im Plan zu stehen.
03 / Häufige Fragen
Was Betriebe zuerst fragen.
Was passiert, wenn ich einen Termin von Hand in meinen Kalender eintrage?
Der Platz ist online sofort weg. Der Abgleich läuft in beide Richtungen, sonst wäre das Ganze eine Doppelbuchungsmaschine. Ihr gewohnter Kalender bleibt der, in dem Sie arbeiten, die Buchungsseite ist nur ein zweiter Zugang darauf.
Kann jemand nachts um drei einen Termin für den nächsten Morgen buchen?
Nur wenn Sie das wollen. Sie legen eine Vorlaufzeit fest, zum Beispiel 24 Stunden. Alles, was näher liegt, ist online gar nicht wählbar. Für den Notfall bleibt das Telefon, das soll es auch.
Und die Fahrzeit zwischen zwei Adressen?
Die hinterlegen Sie als Puffer, je Terminart unterschiedlich. Eine Heizungswartung bekommt einen anderen Block als eine kurze Abnahme. Wenn Sie Ihre Woche nach Gebieten fahren, lassen sich einzelne Tage auf Postleitzahlbereiche festlegen.
Was ist mit Kunden, die lieber anrufen?
Die rufen weiter an, und Sie tragen den Termin ein wie bisher. Der Buchungslink ersetzt das Telefon nicht. Er fängt die Stunden ab, in denen niemand rangehen kann.
Zehn Minuten am Telefon, und Sie wissen, ob sich das für Sie rechnet.
Ich sehe mir an, wie es bei Ihnen heute läuft, und sage Ihnen, was daran geht und was nicht. Wenn nichts geht, sage ich das auch.
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