● / Prüffristen im Blick behalten
Die Prüfung fand statt. Der Nachweis fehlt.
Die Leiter wurde geprüft, im März, von Ihrem Vorarbeiter. Nur steht das in einer Exceldatei auf einem Rechner im Büro, und die Leiter steht seit Mai auf einer Baustelle. Kommt die Aufsicht dort vorbei, zählt nicht, was Sie wissen, sondern was am Einsatzort liegt.
Nachweis nach § 14 BetrSichV Es gibt eine Vorschrift dazu
Zehn Minuten am Telefon, danach wissen Sie, was es kostet.
01 / Derselbe Vorgang, zweimal
So läuft es heute. So läuft es danach.
Monatsanfang, Blick in die Fristenliste
Schritte, für denselben Vorgang
Heute
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01
Ein neuer Akkuschrauber kommt in den Bestand. Er wird in die Exceldatei eingetragen, wenn jemand daran denkt.
was nicht eingetragen wird, hat nie eine Frist
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02
Die Fälligkeiten stehen in einer Spalte. Sortiert wird von Hand, und wer keinen Zugriff auf das Laufwerk hat, ruft im Büro an.
einer pflegt sie, alle fragen ihn
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03
Der Elektroprüfer kommt einmal im Jahr durch. Sein Prüfprotokoll kommt als PDF per Mail und landet in einem Ordner im Postfach.
das Protokoll liegt woanders als die Frist
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04
Die Leiter aus dem März steht auf der Baustelle. Die Prüfplakette klebt am Holm, die Aufzeichnung dazu liegt im Büro.
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05
Ein Anschlagmittel wird ausgemustert und ersetzt. In der Datei steht die alte Zeile weiter, weil das Löschen niemandem einfällt.
die Liste wird länger als der Bestand
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06
Kommt die Aufsichtsperson, wird gesucht: welche Datei ist die aktuelle, wo liegt das Protokoll vom letzten Jahr, wer hat unterschrieben.
die Suche findet auch die Lücken
Danach
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01
Jedes Prüfobjekt steht genau einmal in einem Bestand, mit Standort, Frist, letztem Prüfdatum und dem Protokoll als Datei daran. Angelegt wird beim Zugang, nicht später.
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02
Die Frist meldet sich selbst, per Mail, mit Vorlauf vor dem Fälligkeitstermin, an Sie und an den, der prüft.
Sie erinnern sich nicht mehr, Sie bestätigen
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03
Am Gerät ein QR-Code, im Büro ein Ausdruck über den ganzen Bestand auf Knopfdruck. Der Nachweis liegt dort, wo danach gefragt wird.
§ 14 Absatz 7 Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
Das Ergebnis einer Prüfung von Arbeitsmitteln muss aufgezeichnet und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden. Die Aufzeichnung nennt Art und Umfang der Prüfung, das Ergebnis sowie Name und Unterschrift der befähigten Person. Werden die Arbeitsmittel an unterschiedlichen Betriebsorten verwendet, ist am Einsatzort ein Nachweis über die Durchführung der letzten Prüfung vorzuhalten. Die Aufbewahrung darf elektronisch erfolgen.
02 / Worum es geht
Prüffristen überwachen
Die Prüfung selbst ist selten das Problem. Der Elektroprüfer kommt, die Leitern und Tritte werden durchgesehen, die Ketten und Rundschlingen abgehakt. Was fehlt, ist der Weg vom Prüfprotokoll zurück in die Frist. Das PDF liegt im Postfach, die Fälligkeit in einer Tabellenspalte, und beides trifft sich nur, wenn ein Mensch es zusammenführt. Fällt der Mensch aus, fällt beides auseinander, und die Tabelle sieht dabei vollständig aus.
Zwei Stellen brechen zuerst. Die erste ist der Zugang: ein Gerät kommt in den Betrieb und wird nicht erfasst, hat also nie eine Frist gehabt und wird auch nie überfällig. Die zweite ist der Einsatzort. Nach § 14 Absatz 7 BetrSichV muss bei Arbeitsmitteln, die an wechselnden Betriebsorten verwendet werden, am Einsatzort ein Nachweis über die letzte Prüfung vorliegen. Die Plakette am Holm belegt, dass geprüft wurde, sie nennt aber weder Umfang noch Ergebnis noch die befähigte Person.
Ich baue keine Prüfsoftware mit Modulen für alles. Ich baue Ihre Fristenliste als Datenbank: die Objekte, die Sie ohnehin führen, mit Frist, Protokoll und einer Erinnerung, die vor dem Termin rausgeht statt danach. Wer prüft, bleibt wer heute prüft. Was sich ändert, ist, wo sein Protokoll landet.
- Elektrobetriebe
- Metallbau
- Gebäudereinigung
- Fuhrparks
- Geräteverleih
- Anlagenbetreiber
● / Was dabei herauskommt
Ein Bestand, keine Kopien
Jedes Prüfobjekt steht genau einmal, mit Standort, Frist und dem Protokoll daran. Es gibt keine zweite Datei, die auch die aktuelle sein könnte.
Die Frist meldet sich
Die Erinnerung geht raus, bevor der Fälligkeitstermin da ist, an Sie und an den, der den Termin macht. Nicht in der Woche danach.
Nachweis am Einsatzort
Ein QR-Code am Gerät führt auf die letzte Prüfaufzeichnung. Wer auf der Baustelle danach fragt, bekommt sie dort und nicht am Montag aus dem Büro.
Der Ordner auf Knopfdruck
Alle Objekte, alle Fristen, alle Protokolle als ein Dokument mit Datum. Das ist die Mappe, die Sie sonst am Abend vor dem Besuch zusammensuchen.
03 / Häufige Fragen
Was Betriebe zuerst fragen.
Reicht die Prüfplakette am Gerät als Nachweis?
Die Plakette zeigt, dass geprüft wurde, sie ist aber keine Aufzeichnung. § 14 Absatz 7 BetrSichV verlangt Art und Umfang der Prüfung, das Ergebnis sowie Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person, und bei wechselnden Betriebsorten einen Nachweis der letzten Prüfung am Einsatzort. Genau dieses Dokument hängt bei mir hinter dem QR-Code am Gerät.
Prüfen Sie die Leitern und Anschlagmittel dann auch?
Nein. Ich bin keine befähigte Person nach TRBS 1203 und will es nicht sein. Prüfen lassen Sie weiter den, der es heute macht, den Elektrofachbetrieb für die DGUV-Vorschrift-3-Prüfung, den Sachkundigen für Anschlagmittel und Leitern. Ich sorge dafür, dass sein Protokoll an der Frist landet statt im Postfach.
Meine Exceldatei läuft seit Jahren. Was ändert sich konkret?
Die Datei kann nicht erinnern, sie gehört einem Rechner, und sie liegt nicht auf der Baustelle. Der Bestand bleibt derselbe, ich übernehme ihn aus Ihrer Datei. Was dazukommt: die Mail vor dem Termin, das Protokoll am Objekt und der Abruf von unterwegs.
Was passiert mit den Protokollen der letzten Jahre?
Die kommen mit hinein und hängen am jeweiligen Objekt, so wie sie sind, als PDF oder Scan. § 14 Absatz 7 BetrSichV verlangt die Aufbewahrung mindestens bis zur nächsten Prüfung und erlaubt sie ausdrücklich in elektronischer Form. Wegwerfen müssen Sie dafür nichts.
Zehn Minuten am Telefon, und Sie wissen, ob sich das für Sie rechnet.
Ich sehe mir an, wie es bei Ihnen heute läuft, und sage Ihnen, was daran geht und was nicht. Wenn nichts geht, sage ich das auch.
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