● / Systeme verbinden

Die CSV vom Dienstag ist Ihre Schnittstelle

In der Warenwirtschaft steht der richtige Bestand. Im Shop steht der vom letzten Export, und seitdem sind drei Paletten rausgegangen. Dazwischen sitzt jemand, der beide Artikelnummern im Kopf hat und beide Programme offen. Das ist keine Schnittstelle, das ist eine Person.

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Zehn Minuten am Telefon, danach wissen Sie, was es kostet.

01 / Derselbe Vorgang, zweimal

So läuft es heute. So läuft es danach.

Jeden Dienstag, nach dem Wareneingang

6 3

Schritte, für denselben Vorgang

Heute

01
Aus der Warenwirtschaft wird der Artikelstamm als CSV exportiert, Semikolon getrennt.

einmal pro Woche, wenn niemand krank ist
02
Die Datei geht durch Excel: Spalten sortieren, führende Nullen in den Artikelnummern zurückholen, die Umlaute kontrollieren.

jedes Mal dieselben Handgriffe
03
Import im Shop-Backend. Ein Teil der Zeilen läuft auf Fehler und wird hinterher von Hand nachgetragen.

der Fehlerbericht wird weggeklickt, nicht gelesen
04
Neue Kunden aus dem Shop trägt am Nachmittag jemand ein zweites Mal in die Warenwirtschaft, damit die Rechnung überhaupt geschrieben werden kann.

zweimal getippt
05
Zwischen zwei Exporten verkauft der Shop etwas, das im Lager nicht mehr liegt. Der Kunde erfährt es am Telefon.

das Gespräch kostet mehr als die Position
06
Ändert sich ein Preis ausserhalb des Dienstags, gilt er in einem der beiden Systeme und im anderen nicht.

fällt erst auf der Rechnung auf

Danach

01
Die Warenwirtschaft bleibt das führende System. Was dort geändert wird, steht kurz darauf im Shop: Bestand, Preis, Artikeltext.

läuft auch, wenn niemand im Büro ist
02
Bestellungen laufen den Weg zurück, mit Kundennummer und Positionen, so dass die Rechnung ohne zweite Eingabe entsteht.

einmal getippt, vom Kunden selbst
03
Was nicht durchgeht, steht mit Artikelnummer und Grund in einer Liste und meldet sich per Mail.

02 / Worum es geht

Schnittstelle zwischen zwei Systemen

Zwei Systeme, dieselben Kunden, dieselben Artikel. Solange jemand die Datei jede Woche zieht, sieht es nach Ordnung aus. Auffällig wird es an dem Tag, an dem der Kollege im Urlaub ist oder ein Preis mittwochs geändert wird: Dann verkauft der Shop zum alten Kurs, und die Rechnung aus der Warenwirtschaft nennt einen anderen Betrag. Diskutieren muss das nicht die Software, sondern Sie am Telefon.

Ich sehe mir zuerst an, was Ihre Warenwirtschaft freiwillig hergibt. Viele Systeme haben eine offene Schnittstelle, andere legen Exporte in einen Ordner, bei wieder anderen führt der Weg über einen lesenden Zugriff auf die Datenbank. Dann wird Feld für Feld geklärt, was übertragen wird und in welche Richtung: Artikelnummer, Bestand, Preis, Verpackungseinheit, Kundennummer, Auftragspositionen. Das ist der unspektakuläre Teil und gleichzeitig der, an dem später alles hängt.

Was ich nicht mache: Ihr ERP ersetzen, in SAP eingreifen oder Ihnen ein neues Shopsystem verkaufen. Die Verbindung entsteht neben dem, was läuft, und sie läuft erst scharf, wenn ein Testlauf gegen echte Artikel gezeigt hat, wo die Ausnahmen sitzen. Der Anfang sind zehn Minuten am Telefon, danach schaue ich mir den Ablauf an. Bis klar ist, was gebaut wird, kostet nichts.

Maschinenbau
Grosshandel
Kunststoffverarbeitung
Metallverarbeitung
Technischer Handel
Betriebe mit Warenwirtschaft

● / Was dabei herauskommt

Ein führendes System

Für jedes Feld wird festgelegt, welches System recht hat: Bestand aus der Warenwirtschaft, Kundendaten aus dem CRM, Bestellungen aus dem Shop. Ohne diese Festlegung überschreiben sich zwei Systeme gegenseitig und niemand kann sagen, welcher Stand der jüngere war.

Sonderfälle vor Standardfällen

Verpackungseinheiten, Staffelpreise, Varianten und unterschiedliche Steuersätze entscheiden, ob die Verbindung trägt. Die einfachen Artikel laufen sowieso durch.

Fehler melden sich

Was nicht übernommen wird, landet in einer Liste mit Artikel- oder Auftragsnummer und Grund und geht als Mail raus. Eine Schnittstelle, die still ausfällt, ist gefährlicher als der Export von Hand.

Kein Umbau am ERP

Ihre Warenwirtschaft bleibt, wie sie ist, mit den Masken, die Ihre Leute kennen. Ich baue nur das Stück dazwischen, das heute ein Mensch übernimmt.

03 / Häufige Fragen

Was Betriebe zuerst fragen.

Mein ERP hat keine Schnittstelle. Geht das trotzdem?

Meistens ja, nur selten über den Weg, den der Hersteller im Prospekt nennt. Wenn es keine offene Schnittstelle gibt, bleiben ein Exportordner, den das System ohnehin befüllt, ein lesender Zugriff auf die Datenbank oder ein geplanter Bericht. Welcher Weg bei Ihnen offen steht, sehe ich erst, wenn ich das System gesehen habe, und deshalb sage ich vorher nichts zu.

Was passiert mit Staffelpreisen und Kundenpreisen?

Die sind der eigentliche Teil der Arbeit. In der Warenwirtschaft hängen Preise oft an Preisgruppe, Menge und Kunde gleichzeitig, im Shop gibt es dafür ein einfacheres Feld. Ich klopfe vorher ab, welche dieser Regeln nach draussen gehören und welche nur im Angebot gelten, sonst sieht ein Kunde einen Preis, der für ihn nie gedacht war.

Muss der Abgleich nachts laufen?

Nicht alles gleich oft. Bestand und Preis laufen kurz getaktet, weil sie sich zwischen zwei Exporten ändern. Artikeltexte, Bilder und neue Nummern können nachts kommen, da fällt eine Stunde Verzug niemandem auf. Der Takt richtet sich danach, wie schnell Ihr Lager sich bewegt, nicht nach einer Voreinstellung.

Und wenn die Verbindung einmal ausfällt?

Dann sammelt sich, was nicht durchging, statt verloren zu gehen, und wird nachgeholt, sobald das andere System wieder antwortet. Bleibt etwas liegen, kommt eine Mail mit Artikelnummer oder Auftragsnummer und dem Grund. Ein stiller Ausfall wäre schlimmer als der Export von Hand, weil ihn niemand bemerkt.

Zehn Minuten am Telefon, und Sie wissen, ob sich das für Sie rechnet.

Ich sehe mir an, wie es bei Ihnen heute läuft, und sage Ihnen, was daran geht und was nicht. Wenn nichts geht, sage ich das auch.

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