● / Serviceberichte digitalisieren

Der Durchschlag liegt bis Freitag im Auto

Freitagnachmittag kommen die Blöcke ins Büro, und erst dann beginnt die Arbeit an der Rechnung. Einer ist schwer zu lesen, bei einem fehlt die Unterschrift, zwei liegen noch im Fahrzeug. Der Einsatz war am Montag, die Rechnung geht in der Woche darauf raus.

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Zehn Minuten am Telefon, danach wissen Sie, was es kostet.

01 / Derselbe Vorgang, zweimal

So läuft es heute. So läuft es danach.

Nach jedem Einsatz beim Kunden

6 3

Schritte, für denselben Vorgang

Heute

01
Der Monteur füllt den Berichtsblock aus: Anlage, Störungsgrund, verbautes Material, Anfahrt und Stunden.

von Hand, oft auf dem Knie im Fahrzeug
02
Der Kunde unterschreibt, bekommt die Durchschrift, das Original wandert in die Ablage hinter dem Beifahrersitz.

liegt bis Freitag im Auto
03
Das defekte Teil und das Typenschild werden mit dem Handy fotografiert, die Bilder bleiben in der Galerie des Monteurs.

später weiss niemand, zu welchem Auftrag ein Bild gehört
04
Am Ende der Woche kommen die Blätter ins Büro und werden nach Kunde und Auftrag sortiert.

einzelne fehlen, es wird nachtelefoniert
05
Stunden, Material und Anfahrt werden im Büro in die Auftragsbearbeitung getippt, damit die Rechnung entstehen kann.

zweimal geschrieben, einmal draussen, einmal drinnen
06
Ist eine Angabe nicht zu entziffern oder fehlt die Unterschrift, geht der Beleg zurück an den Monteur und die Rechnung wartet.

die Rechnung geht Tage später raus als sie könnte

Danach

01
Der Monteur öffnet den Auftrag im Browser auf dem Tablet. Anlage und Kundendaten stehen schon da, er trägt Tätigkeit, Material und Stunden ein und hängt die Fotos direkt an die Position.
02
Der Kunde unterschreibt auf dem Gerät und hat den Bericht als PDF, bevor der Monteur vom Hof fährt.

Unterschrift und Beleg beim Kunden, ohne Durchschlag
03
Der abgeschlossene Bericht liegt im Büro, Stunden und Material stehen fertig für die Rechnung.

kein zweites Tippen, keine Handschrift zu entziffern

02 / Worum es geht

Serviceberichte digital erfassen

Ein Servicebericht ist kein Formular, das jemand für Sie erfunden hat. Er ist Ihr Nachweis: welche Anlage, welcher Fehler, welches Teil, wie lange. Alles daran ist richtig, bis auf den Weg, den das Blatt nimmt. Es entsteht beim Kunden und gebraucht wird es im Büro, und dazwischen liegen manchmal vier Tage und ein Fahrzeug.

Digital erfassen heisst hier nicht, dass der Monteur mehr tippt. Es heisst, dass die Felder schon dastehen, die bei Ihnen jedes Mal vorkommen: Anlagennummer, Störungsgrund, verbaute Teile aus Ihrer Materialliste, Stunden und Anfahrt. Der Kunde unterschreibt auf dem Gerät, die Fotos hängen am Auftrag und nicht in der Galerie eines Handys, und das Büro sieht den Bericht in dem Moment, in dem er abgeschlossen wird.

Ich sehe mir vorher an, wie Ihr Bericht heute aussieht, das Blatt selbst, und was das Büro daraus macht. Zehn Minuten am Telefon reichen, um zu klären, ob das zu Ihnen passt. Vorher kostet nichts.

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● / Was dabei herauskommt

Unterschrift beim Kunden

Der Kunde bestätigt auf dem Gerät, was gemacht wurde, und bekommt den Bericht als PDF an seine Mailadresse. Der Durchschlag im Handschuhfach entfällt.

Fotos am Vorgang

Das Bild vom defekten Teil und vom Typenschild hängt an der Position, zu der es gehört. Fragt der Kunde Monate später nach, findet das Büro es über den Auftrag und nicht über das Handy des Monteurs.

Einmal geschrieben

Stunden, Material und Anfahrt stehen im Büro so, wie der Monteur sie eingetragen hat. Niemand schreibt dieselben Angaben ein zweites Mal ab.

Auch ohne Empfang

Im Keller oder im Maschinenraum bleibt der Bericht auf dem Gerät stehen und geht raus, sobald wieder Netz da ist. Der Monteur sieht dazu nur einen Hinweis und arbeitet weiter.

03 / Häufige Fragen

Was Betriebe zuerst fragen.

Muss der Monteur dafür eine App installieren?

Nein. Das läuft im Browser auf dem Tablet oder dem Diensthandy, ein Lesezeichen auf dem Startbildschirm genügt. Ich baue keine Apps für die Stores, und für einen Servicebericht braucht es das auch nicht.

Zählt eine Unterschrift auf dem Display?

Der Servicebericht ist ein Nachweis zwischen Ihnen und Ihrem Kunden. Festgehalten wird deshalb nicht nur der Strich, sondern auch Name, Datum, Uhrzeit und der Bericht in genau der Fassung, die unterschrieben wurde. Ob Ihnen das für Ihre Kunden reicht, entscheiden Sie, nicht ich.

Wir haben verschiedene Berichtsarten, geht das in einer Maske?

Ein Kälteprotokoll braucht andere Felder als ein Bericht über eine Torreparatur, und eine wiederkehrende Prüfung braucht die Vorgeschichte der Anlage daneben. Deshalb bilde ich Ihre Berichtsarten so ab, wie sie bei Ihnen heissen, statt eine Maske für alles zu bauen.

Muss ich dafür meine Auftragsbearbeitung wechseln?

Nein. Der fertige Bericht kann als PDF am Auftrag landen, und die Zeilen für Stunden und Material gehen als Datei oder über eine Schnittstelle in Ihr Programm. Was möglich ist, hängt an Ihrem Programm, und das sehe ich mir vorher an.

Zehn Minuten am Telefon, und Sie wissen, ob sich das für Sie rechnet.

Ich sehe mir an, wie es bei Ihnen heute läuft, und sage Ihnen, was daran geht und was nicht. Wenn nichts geht, sage ich das auch.

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