● / Zeiterfassung digitalisieren

Am Dritten fehlen wieder drei Stundenzettel

Der Stapel liegt auf dem Schreibtisch, drei Wochenzettel fehlen, und bei zweien ist die Woche nach dem Regen im Werkzeugkasten nicht mehr zu lesen. Sie telefonieren hinterher, rechnen Fahrzeiten dazu und tippen die Zahlen in die Tabelle. Dieselben Zahlen tippt danach jemand in der Kanzlei ein zweites Mal. Der Ablauf ist nicht falsch, er ist nur an einer Stelle doppelt.

Arbeitszeiterfassung Es gibt eine Vorschrift dazu

Rückruf anfordern

Zehn Minuten am Telefon, danach wissen Sie, was es kostet.

01 / Derselbe Vorgang, zweimal

So läuft es heute. So läuft es danach.

Am Dritten, vor der Lohnabrechnung

6 3

Schritte, für denselben Vorgang

Heute

01
Jeder Monteur trägt seine Stunden auf dem Wochenzettel ein, unterschreibt freitags und legt ihn ins Fach neben der Werkstatttür.

liegt bis Freitag im Auto
02
Am Dritten sortieren Sie den Stapel. Drei Zettel fehlen, zwei sind stellenweise nicht zu entziffern, also rufen Sie an und fragen nach.

Rückfragen an Leute, die gerade auf der Leiter stehen
03
Sie ordnen die Stunden den Baustellen zu, weil auf dem Zettel oft nur der Kundenname steht und nicht, welches der beiden Objekte gemeint war.
04
Sie tippen alles in die Tabelle, rechnen Fahrzeiten, Samstage und Zuschläge von Hand dazu und prüfen die Summe zweimal.

einmal getippt
05
Die Aufstellung geht an die Kanzlei. Dort werden dieselben Stunden für die Lohnabrechnung ein zweites Mal erfasst.

zweimal getippt
06
Der Ordner mit den Zetteln kommt ins Regal. Fragt später jemand nach den Stunden auf einer Baustelle im März, blättern Sie.

der Nachweis liegt nur auf Papier

Danach

01
Die Zeit wird dort erfasst, wo sie entsteht: eine Seite im Browser auf dem Handy, ohne App-Store, oder ein fester Punkt in der Werkstatt beim Ausrücken. Baustelle und Tätigkeit hängen am Eintrag.

am selben Tag da
02
Was fehlt, sehen Sie am Zweiten statt am Dritten. Eine Liste zeigt offene Tage je Mitarbeiter, Sie fragen einmal nach statt fünfmal.

keine Suche nach Zetteln
03
Am Monatsende erzeugen Sie zwei Dinge auf einen Klick: die Auswertung je Mitarbeiter und Baustelle für sich, und die Datei für die Kanzlei in dem Aufbau, den sie vorgibt.

einmal erfasst, nirgends abgetippt

Arbeitszeiterfassung

BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 gilt: Arbeitgeber müssen ein System einführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst wird, hergeleitet aus Paragraf 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Eine ausdrücklich elektronische Form schreibt das Gesetz heute nicht vor, der Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes ist nicht in Kraft. Papier erfüllt die Pflicht also, es kostet Sie nur den Dritten.

02 / Worum es geht

Digitale Zeiterfassung statt Stundenzettel

Der Stundenzettel ist nicht das Problem. Er funktioniert seit Jahren, er hat nur zwei Stellen, an denen er teuer wird: den Weg von der Baustelle auf Ihren Schreibtisch und den Weg von Ihrem Schreibtisch in die Lohnabrechnung. Auf dem ersten Weg gehen Zettel verloren und Erinnerungen verrutschen, auf dem zweiten werden dieselben Stunden zweimal getippt.

Ich baue deshalb nicht die eine Software für alle, sondern sehe mir an, wie Ihre Stunden heute laufen. Welcher Zettel, welche Spalten, welche Zuschläge, wer im Betrieb tatsächlich eintippt und was Ihre Kanzlei einliest. Danach steht eine Erfassung, die genau diesen Weg abbildet, und eine Auswertung, die genau das ausgibt, was am Monatsende gebraucht wird. Eine Seite im Browser, ein Terminal in der Werkstatt, wenn es das braucht.

Was ich nicht mache: Ich baue keine App, ich verkaufe keine Stechuhr zur Überwachung, und ich hänge Ihnen kein System an, das zehn Bereiche kann und in keinem gut ist. Wenn Ihr Ablauf mit einer Erfassungsseite und einer Exportdatei erledigt ist, dann ist er damit erledigt.

Bau und Ausbau
SHK
Elektro
Gebäudereinigung
Gastronomie
Pflegedienste
Lohnunternehmen

● / Was dabei herauskommt

Erfasst, wo gearbeitet wird

Gestempelt wird auf der Baustelle oder beim Ausrücken in der Werkstatt, mit Baustelle und Tätigkeit am Eintrag. Was am Abend fehlt, fehlt nicht erst am Dritten.

Einmal statt zweimal getippt

Die Stunden gehen als Datei an die Kanzlei, in dem Aufbau, den sie vorgibt. Niemand erfasst eine Zahl neu, die schon irgendwo steht.

Stunden je Baustelle

Weil jede Stunde ein Objekt trägt, sehen Sie nach dem Auftrag, was die Baustelle wirklich gekostet hat. Nicht erst bei der Nachkalkulation im Winter.

Nachweis ohne Ordner

Kommt eine Frage zu den Stunden im März, filtern Sie nach Mitarbeiter und Zeitraum, statt zu blättern. Nachgetragene Zeiten bleiben als Nachtrag erkennbar.

03 / Häufige Fragen

Was Betriebe zuerst fragen.

Muss ich die Arbeitszeit überhaupt elektronisch erfassen?

Erfassen müssen Sie sie. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen, hergeleitet aus Paragraf 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (1 ABR 22/21). Dass dieses System elektronisch sein muss, steht heute so nicht im Gesetz: Der Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes ist nicht in Kraft, und er sieht gestaffelte Übergangsfristen nach Betriebsgrösse vor. Wer jetzt umstellt, tut es meist nicht wegen einer Frist, sondern wegen des Dritten.

Auf der Baustelle ist kein Netz. Wie soll da jemand stempeln?

Dann wird dort nicht gestempelt. Der Punkt kann die Werkstatt sein, beim Ausrücken und bei der Rückkehr, oder der Eintrag wird abends nachgetragen. Nachgetragene Zeiten bleiben als Nachtrag sichtbar, damit später niemand raten muss, welcher Eintrag aus dem Moment stammt und welcher aus der Erinnerung.

Meine Kanzlei will die Stunden in ihrem Format. Geht das?

Das ist der eigentliche Punkt der Umstellung. Ich frage bei der Kanzlei nach, was sie einliest, und die Auswertung gibt genau das aus: Lohnarten, Zuschläge und Personalnummern in der erwarteten Form. Läuft dort DATEV, richtet sich die Datei nach dem, was dieser Import erwartet.

Meine Leute sind Handwerker, keine Bürokräfte. Was, wenn sie es einfach nicht benutzen?

Dann ist es falsch gebaut. Ein Eintrag darf nicht mehr Schritte kosten als ein Kreuz auf dem Papier: aufmachen, Baustelle antippen, fertig. Was zwei Wochen nach dem Start nicht benutzt wird, ändere ich, statt eine Schulung anzusetzen.

Zehn Minuten am Telefon, und Sie wissen, ob sich das für Sie rechnet.

Ich sehe mir an, wie es bei Ihnen heute läuft, und sage Ihnen, was daran geht und was nicht. Wenn nichts geht, sage ich das auch.

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